Progetto
Un percorso integrato di consulenza e formazione per l’Innovazione organizzativa in Kaleidoscopio Cooperativa Sociale. Un intervento su misura focalizzato sulla trasmissione di metodologie e strumenti per potenziare la pianificazione strategica, il coordinamento dei progetti e favorire la collaborazione tra tutte le risorse coinvolte.
Scenario
Il contesto post-pandemico ha rappresentato una sfida significativa per organizzazioni come Kaleidoscopio, operante nei servizi alla persona. Le forti limitazioni imposte dall’emergenza sanitaria alle attività in presenza, specialmente quelle a forte vocazione relazionale come l’educazione e l’assistenza, hanno costretto la Cooperativa a profonde rimodulazioni operative.
Se da un lato Kaleidoscopio ha dimostrato notevole resilienza in questa fase – sostenuta in parte anche dall’infrastruttura tecnologica disponibile – dall’altro è emersa con forza la necessità strategica di interpretare e rispondere alle sfide di un mercato dei servizi profondamente mutato. Tra queste: una maggiore selettività (dovuta all’aumento dei competitor e a nuove modalità di rapporto con la PA legate alla riforma del terzo settore e alle normative provinciali), una minore disponibilità di risorse (sia per i committenti che per i beneficiari, richiedendo maggiore sostenibilità dei servizi) e l’emergere di nuove forme di fragilità sociale, complesse e legate anche all’affievolimento delle relazioni di prossimità post-pandemia.
In questo scenario esigente, Kaleidoscopio ha riconosciuto l’urgenza di rafforzare la propria capacità strategica e operativa, migliorando l’efficienza interna e l’abilità di innovare per garantire sostenibilità e competitività future.
È in questo quadro che si inserisce l’avvio di un percorso formativo interno (“Le competenze del middle management…”) e la successiva collaborazione. L’obiettivo condiviso fin da subito era quello di non limitarsi alla teoria, ma di affiancare alla crescita delle competenze un miglioramento operativo tangibile e l’adozione di metodi di lavoro più efficaci.
Attività
Fin dalla fase formativa iniziale, condotta con un taglio volutamente pratico e su misura, abbiamo lavorato insieme ai partecipanti per far emergere i “topic” organizzativi percepiti come più critici. Attraverso un lavoro condiviso e l’utilizzo di specifici strumenti, abbiamo mappato e prioritizzato le aree di intervento (dalla definizione di processi chiave come selezione del personale e comunicazione interna, alla pianificazione strategica e alla microprogettazione), ponendo così le basi per l’evoluzione mirata.
Abbiamo quindi affiancato Kaleidoscopio in un percorso continuativo e integrato di consulenza, formazione e affiancamento. Il nostro approccio è stato mirato sulle persone, valorizzando le competenze esistenti e facilitando la ricerca partecipativa di soluzioni e l’implementazione del cambiamento. Abbiamo guidato passo-passo i gruppi di lavoro nell’applicazione pratica di metodologie e strumenti direttamente sui progetti e le attività di loro interesse.
Le principali attività hanno incluso:
- Trasmissione e implementazione di metodologie: Abbiamo introdotto e contestualizzato i principi del miglioramento continuo (PDCA), le metodologie Agili (con focus su persone, interazione e adattività) e il framework SCRUM per la gestione di progetti complessi, suddividendo il lavoro in cicli di sviluppo (Sprint) e utilizzando strumenti come le Sprint Board
- Analisi e ottimizzazione dei processi: Abbiamo lavorato insieme ai team per mappare, analizzare e migliorare processi aziendali chiave attraverso la creazione di diagrammi di flusso dettagliati
- Supporto al business design: Abbiamo fornito strumenti e metodi per l’analisi strategica e l’innovazione dei servizi, come il Business Model Canvas e il Value Proposition Canvas, applicati a progetti specifici
- Implementazione project management collaborativo: Abbiamo aiutato a organizzare i servizi per progetti, pianificare le attività e implementare strumenti collaborativi. Abbiamo introdotto l’uso di Microsoft Planner, selezionato dopo un’analisi congiunta per la sua integrazione con l’ecosistema Microsoft365 già in uso, configurando numerosi piani di progetto specifici e fornendo formazione e affiancamento continuo per assicurarne l’adozione efficace. L’introduzione è partita da metodi analogici (carta e post-it) per poi passare al digitale.
Risultati
Il percorso strutturato di affiancamento ha prodotto benefici tangibili per Kaleidoscopio:
- Sviluppo competenze interne: le risorse coinvolte hanno acquisito competenze pratiche nell’analisi e customizzazione dei processi, nell’orientare i servizi all’innovazione sociale e alla valutazione d’impatto, nell’organizzazione del lavoro per progetti, nella pianificazione e nell’uso di modalità collaborative Agile/SCRUM. Hanno ora a disposizione strumenti concettuali e pratici per la pianificazione strategica, il monitoraggio dei carichi di lavoro e l’analisi dei dati
- Maggiore chiarezza ed efficienza operativa: la mappatura e la definizione di numerosi processi interni hanno aumentato la chiarezza dei flussi di lavoro e posto le basi per una maggiore efficienza
- Adozione di strumenti operativi: l’implementazione guidata di strumenti come Business Model Canvas, Value Proposition Canvas, Sprint Board e la relativa trasposizione su Microsoft Planner ha fornito alla cooperativa un ecosistema digitale integrato per gestire e monitorare i progetti in modo più strutturato e condiviso
- Collaborazione e responsabilità: l’approccio partecipativo e l’enfasi sui principi Agili hanno stimolato una maggiore interazione tra le risorse, la condivisione delle informazioni, la proattività e l’assunzione di responsabilità collettiva nei Team di progetto.
Azienda
KALEIDOSCOPIO S.C.S.
Via Sommarive, 4 – 38123
Trento (TN)